Stella neemt je telefoon en je berichten aan, met een echte planning eronder — voor salons, studio's, klinieken en praktijken met een team, een vloer vol stoelen of kamers, en een telefoon die gaat terwijl iedereen de handen vol heeft.
Goedemorgen, je spreekt met Stella — waarmee kan ik je helpen?
Zes stoelen, vier stylisten, één balie die ondertussen ook föhnt. Een gemiste oproep is zelden één gemiste afspraak — het is een nieuwe klant die iemand anders belt, een vaste klant die het verzetten opgeeft, een heel zorgtraject dat stilletjes stopt.
Iedereen kan een robot aan een telefoonlijn schroeven. Stella praat als een goede officemanager: de zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — en dan luistert ze. Geen keuzemenu's. Nooit.
Onder de stem zit een planner die elke stylist, therapeut of trainer kent — wie waar is, hoe lang, in welke stoel of kamer, op elke locatie. Biedt ze donderdag 14:20 bij Maya aan, dan is die vrij.
Kleuring die intrekt terwijl de stoel bezet blijft. Een les met twaalf plekken. Mondhygiëne-oproep elk half jaar. Therapie twee keer per week, verstandig gespreid. Dezelfde Stella, een ander recept.
Behandelplan → ritme → sessies. Een rotweek gooit het plan niet om; een gemist telefoontje maakt geen einde aan een traject.
Wie voor het eerst belt, wordt opgevangen, niet afgehandeld. Wekelijkse cliënten houden hun ritme. Niemand hoort ooit iets over een andere cliënt.
Verwijzingen komen om tien voor half negen en 's avonds om kwart over zeven, niet tijdens het spreekuur. Wekelijkse sessies met kinderen, andere locaties op schooldagen, en een wachtlijst die zichzelf draait.
Wie zit op welke dag waar — en dan gewoon: “de 1e hier, of donderdag in Vlijmen.”
Een afzegging wordt een aanbod aan die van vier uur — het gat valt dicht, jij bent eerder klaar.
Naalden erin, patiënt rust, arts vrij — ze begint met de volgende patiënt in kamer 2 en boekt nooit een arts of kamer dubbel.
Jordan is die week weg — de tijd houden met Alex als invaller, of wachten op Jordan? De klant beslist.
Hygiënist of tandarts, vier stoelen, een halfjaarlijkse controle die er echt komt — en het ‘kan ik vandaag nog?’-telefoontje beantwoord aan de stoel.
Andere duur, andere mensen. Kan het elders eerder? Dan zegt ze dat, mét de plek erbij.
Test ≠ aanmeting ≠ controle: andere duur, andere mensen. Geduldig en ongehaast aan de telefoon — en eerder terecht bij de andere vestiging als dat helpt.
Routinezorg is een ritme, geen herinneringskaartje. Dezelfde podotherapeut, dezelfde tijd; een verzet bezoek schuift één keer.
Wekelijks, dan tweewekelijks, dan maandelijks — één plan, geen drie. Wie voor het eerst belt, wordt welkom geheten, niet uitgehoord.
Controles bij 8, 12, 16 en 20 weken en verder — de zwangerschap bepaalt de tussenpozen, niet de kalender. Warm om twee uur 's nachts, en eerlijk over wat ze is.
Ze stelt geen diagnoses. Ze boekt het consult, biedt de assistente aan als het niet kan wachten, en kent het verschil tussen een behandelkamer en een dierenarts.
Ze boekt een knipbeurt in de inwerktijd — dezelfde stylist, een andere stoel — en dubbelboekt nooit een van beide.
Ze weet dat Marcus Dre wil, weet dat Dre tot zaterdag volgeboekt is, en weet dat Maaspoort om drie uur een stoel vrij heeft.
Twee vriendinnen, twee stylistes, één afspraak. Een pedicure met voetenbad en droogtijd. Zes stoelen in één oogopslag.
Het verschil tussen twee gezichtsbehandelingen, uit je eigen catalogus, met prijzen — en geen beloftes over je huid.
Een groot stuk is drie sessies met vier weken ertussen — een ritme, geen drie losse afspraken. Aanbetaling gewoon uitgelegd; de machine stopt nooit voor de telefoon.
Tijdens het drogen zijn je handen vrij — daar plant zij nagels knippen in; en ze neemt op terwijl jij een natte spaniël vasthoudt.
“Zaterdag half tien heeft nog twee plekken” — aan de telefoon ingeschreven, per sms bevestigd, vóór de les vol zit.
“De les van zes zit vol — ik zet je op de wachtlijst, of er is nog een plek om kwart over zeven.” Komt er een plek vrij, dan krijgt de eerste in de rij een sms'je.
Elke vestiging heeft zijn eigen trainersuren. Een nieuw lid wil eerder een intro — zij biedt de vestiging aan waar dat kan.
Ze boekt het hele trimester en ziet meteen dat er een vakantie tussen zit — “die week valt op jouw donderdag: overslaan of inhalen?”
Live plekken per les, een wachtlijst die zichzelf draait, en de afzegging van een ziek kind meteen weer gevuld uit de lijst.
Recreatielessen waarvan je live ziet hoe vol ze zitten, met wachtlijst; proeflessen, vakantiekampen en privétraining in dezelfde agenda.
Gezinsabonnementen, bandexamens die ze ziet aankomen, proeflessen geboekt terwijl de les al is aangetreden.
Privélessen in de uren en op de banen die een coach echt heeft; juniorclinics met live plekken; en bij regen schuift alles om, per sms.
Cursussen en proeflessen met live plekken; ovendagen op tijd in beeld; de telefoon opgenomen met klei aan je handen.
Lessen als een ritme dat toewerkt naar het examen; instructeurs, auto’s en ophaalgebieden in één agenda; de telefoon opgenomen terwijl iedereen rijdt.
Newborn, gezin, headshot — andere duur, andere set-up. De studio staat het hele bezoek vast, de fotograaf alleen tijdens de shoot.
Zij beheert de hele levenscyclus van elke afspraak, voor het hele team. Geen rooster om in te klikken; iemand om mee te praten, met daaronder een spreadsheet waarin ze zich nooit vergist.
Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.
Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.
Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.
Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.
Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.
Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.
Een gemist telefoontje is zelden één gemiste afspraak. Het is een klant die iemand anders belt.
Je koopt niet alleen boekingen. Je koopt tijd met de klant die niemand onderbreekt — voor iedereen op de vloer. Stella’s tweede product is het schild om de dag van je team.
De tablet is een projectie van de live agenda. De knop praat met dezelfde Stella als je klanten — alleen met de bevoegdheden van de baas. Verder valt er niets te leren.
Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.
Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.
Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.
Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.
Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.
Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.
Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.
Zes therapeuten op Opnemen & regelen: €414 per maand. Vijftien stoelen: €1.035 — een derde van een receptioniste, zonder lunchpauze. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.
We brengen Stella naar een klein aantal bedrijven tegelijk en richten haar met de hand in — jouw diensten, jouw mensen, jouw locaties. Past ze, dan zeggen we dat; past ze nog niet, dan zeggen we dat ook.
Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.